Muchas veces nos preguntamos cómo debe de ser el lugar para organizar nuestros eventos y que salgan lo mejor posible. Esta decisión nos puede causar estrés y fatiga, cuando la organización de una fiesta debe ser todo lo contrario: un momento para ilusionarnos proyectando todo lo que deseamos reflejar en nuestros invitados. Para ayudarte con esta decisión te dejamos unos tips basados en nuestra experiencia. Al igual que tú, no queremos que nada falle en ese día tan especial.
Pues vamos con los 10 tips que debes de pensar antes de elegir dónde celebrar:
Tipo de fiesta
Como nuestro primer punto, es fundamental hacerte la pregunta: ¿qué tipo de fiesta vas a realizar?
Es muy importante que te respondas bien esta pregunta pues de ello dependerá el desarrollo en general para nuestros demás puntos. ¿Es una fiesta de graduación, de boda, de cumpleaños, bautizo, primera comunión? ¿será temática? ¿quieres una fiesta creativa o una fiesta tradicional? Es por ello que resuelta esta pregunta, se te van a facilitar más las demás decisiones.
La ubicación
En ocasiones nuestros invitados vienen de diferentes lugares del país o de puntos muy distantes de la ciudad. Por eso, te recomendamos preguntarte ¿Es accesible el lugar?, ¿Es seguro el lugar? ¿Sería mejor contratar un servicio de transporte para los invitados que vienen desde lejos? A veces resulta en vano tener un lugar fantástico, si esta en un lugar remoto y no es tan localizable como parece.
Capacidad y características
De acuerdo a la fiesta que ya tiene en mente, ahora viene decidir qué tipo de lugar necesita, teniendo en cuenta el número de invitados y lo que necesita. ¿Su fiesta sería mejor en un salón mediano o grande? ¿Mejor una finca, villa, hacienda a las afueras? Si es de día, ¿será más cómodo estar en un jardín? Cuando visite posibles lugares para su evento, dibuje su propio mapa con la posible distribución de mesas y sillas y si necesita espacio para bailar o no. Esto le dará una idea de la capacidad del lugar. Además, pregunte si la Administración del sitio le puede ofrecer servicios mínimos como meseros, sonido, luces, música, etc. Como le decimos, todo dependerá del tipo de fiesta que se esté imaginando.
Servicios incluidos y servicios adicionales
Ya que tiene el lugar indicado para su fiesta, es importante preguntar por los servicios que incluye el precio de la renta como estacionamiento, los servicios incluidos y costos adicionales. Pregúntelo todo para evitarse malentendidos y para no llevarse sorpresas desagradables cuando llegue la fecha del evento.
Factores climáticos
Posiblemente piense que este tema no es muy importante, pero por nuestra experiencia sabemos que es vital saber en qué época del año planea su evento. Así podrá saber si el salón elegido ofrece servicios para eventualidades relacionadas con el clima. Demasiado calor o demasiado frío puede llegar a ser molesto para sus invitados.
Disponibilidad del lugar
Es un punto que se nos estaba pasando y debería ir anteriormente. Cuando esté a punto de decidirse por un salón para su evento es muy importante asegurarse de la disponibilidad de la fecha elegida. Además, asegúrerse por escrito la reservación del lugar, porque hemos sabido de algunos lugares que a última hora cancelan. Son prácticas poco éticas y te hacen cambios a algún otro salón, sin respetar el acuerdo al que han llegado.
Entretenimiento
Un banquete sin música o sin algún espectáculo queda aburrido. Muchos de los salones y de los que se encargan de realizar eventos disponen de convenios con músicos, Dj's, cantantes. Es por ello que te recomiendamos preguntar si te puede salir más barato contratar el entretenimiento en el mismo lugar o llevarlo por tu cuenta.
Tema de la fiesta
Hoy en día muchas de las fiestas son temáticas (con disfraces y música relacionada con el tema elegido). Hay salones para eventos que ya tienen experiencia y cuentan con elementos que te pueden ayudar a animar tu evento temático. Si tienes duda, te ayudaremos con mucha confianza para cualquier idea de fiesta temática.
Organización y comunicación
Los administradores de la propiedad deberán ser fáciles de contactar y deberías ser capaz de mantener contacto con ellos en cualquier momento para resolver dudas sobre fecha, planes, servicios y horarios.
¡Diviértase!
Y el último punto y más importante es que se divierta en su evento. Tomando en cuenta estos diez puntos debería de estar libre de problemas y estrés.